Foto XI OTKP B

Menganalisa Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan meliputi:

1. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan. 
2. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu, 
3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.

ilustrasi kebutuhan pegawai

Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti dicermati dalam penyusunan formasi pegawai, yakni:

1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut juga dengan Bezetting.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan rata-rata pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

Menentukan Nomor Urut Pada Daftar Urut Kepangkatan

Dalam  Daftar  Urut  Kepangkatan  tidak  boleh  ada  2  (dua)  nama  Pegawai Negeri  Sipil  yang  sama nomor  urutnya,  maka  untuk  menentukan  nomor urut  yang  tepat  dalam  satu  Daftar  Urut  Kepangkatan diadakan  ukuran secara  berturut-turut  sebagai  berikut:

• Pangkat; 
• Jabatan; 
• Masa kerja; 
• Latihan jabatan; 
• Pendidikan; dan 
• Usia.

Berikut ini penjelasan dari pembuatan nomor urut pada daftar urut kepangkatan diatas.

PANGKAT 

Pegawai  Negeri  Sipil  yang  berpangkat  lebih  tinggi,  dicantumkan  dalam nomor urut yanglebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. Apabila ada dua  orang  atau  lebih  Pegawai  Negeri  Sipil  yang berpangkat  sama, umpamanya  Pembina  Tingkat  I  golongan  ruang  IV/b,  maka  dari  antara mereka yang  lebih  tua  dalam  pangkat  tersebut  dicantumkan  dalam  nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. 

Umpamanya: 

Pada  Direktorat  Perbendaharaan  Negara  terdapat  tiga  orang Pegawai  Negeri  Sipil  bernama  Amat, Bindu,  dan  Cirus  yang berpangkat  sama  ,  yaitu  Pembina  Tingkat  I  golongan  ruang  IV/b, tetapi  Amat diangkat  dalam  golongan  ruang  IV/b  terhitung  mulai tanggal  1-10-1977,  sedangkan  Bindu  terhitung mulai  tanggal  1-10-1977,  dan  Cirus  terhitung  mulai  tanggal  1-4-1978. Dalam  hal  yang sedemikian susunan  nama  mereka  pada  Daftar  Urut  Kepangkatan Direktorat  Perbendaharaan  Negara,  dimuat dari nama  Amat, kemudian Bindu, dan seterusnya Cirus. 

JABATAN 

• Apabila  ada  dua  orang  atau  lebih  Pegawai  Negeri  Sipil  yang berpangkat  sama  dan  diangkat dalam  pangkat  itu  dalam  waktu  yang sama  pula,  maka  dari  antara  mereka  yang  memangku jabatan  yang lebih  tinggi  dicantumkan  dalam  nomor  urut  yang  lebih  tinggi  dalam Daftar Urut Kepangkatan. 

Umpamanya: 

Pada  Sekretariat  Jenderal  Departemen  Agama  terdapat  dua orang  Pegawai  Negeri  Sipil  bernama Abdul  kadir  dan  Abu Bakar  yang  berpangkat  sama  ,  yaitu  Pembina  Utama  Muda golongan  ruang IV/c  masing-masing  terhitung  mulai  tanggal  1 April  1978.  Jabatan  Abdul  Kadir  adalah  Kepala  Biro sedang Jabatan  Abu  Bakar  adalah  Kepala  Bagian.  Dalam  hal  yang sedemikian  ,  maka  Abdul  Kadir dicantumkan  dalam  nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. 

• Apabila  tingkat  jabatan  sama  juga,  maka  dari  antara  mereka  yang lebih  dahulu  diangkat  dalam jabatan  yang  sama  tingkatnya  itu, dicantumkan  dalam  nomor  urut  yang  lebih  tinggi  dalam Daftar Urut Kepangkatan. 

Umpamanya : 

Pada BiroPerencanaan Sekretariat Jenderal Departemen Dalam negeri terdapat tiga orang Pegawai Negeri sipil bernama Daud, Eman,  dan  Firman  berpangkat  sama  ,  yaitu  Pembina  tingkat  I golongan  ruang IV/b  terhitung  mulai  tanggal  1  Oktober  1976. Jabatan  Daud  adalah  kepala  Bagian  A  terhitung  mulai tanggal 1Januari 1977 jabatanEman adalah Kepala Bagian B terhitung mulai  tanggal  1  April  1977,  sedang jabatan  Firman  adalah kepala  Bagian  C  terhitung  mulai  tanggal  1  Oktober  1977. Dalam  hal  yang sedemikian  susunan  ketiga  Pegawai  Negeri Sipil  tersebut  di  atas  dalam  Daftar  Urut  Kepangkatan Biro Perencanaan,  yang  teratas  adalah  Daud,  kemudian  Eman, barulah Firman. 

• Tingkat  jabatan  sebagai  dasar  penyusunan  Daftar  Urut  Kepangkatan, adalah : (a)  Jabatan  struktural  adalah  sebagai  tersebut  dalam  Keputusan Presiden  Nomor  15  Tahun  1977  dengan  segala  tambahan  dan perubahannya. 

MASA KERJA 

• Apabila  ada  dua  orang  atau  lebih  Pegawai  Negeri  Sipil  yang berpangkat  sama  sebagaimana dimaksud  dalam  huruf  b,  dan memangku  jabatan  yang  sama  sebagaimana  dimaksud  dalam huruf  c, maka  dari  antara  mereka  yang  memiliki  masa  kerja  sebagai  Pegawai Negeri  Sipil  yang lebih  banyak  dicantumkan  dalam  nomor  urut  yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. 

Umpamanya: 

Pada  Biro  Kepegawaian  SETWILDA  Tingkat  I  Jawa  Barat terdapat  dua  orang  Pegawai  Negeri Sipil bernama  Gino  dan Husein  yang  berpangkat  sama  yaitu  Penata  Tingkat  I  golongan ruang  III/d terhitung  mulai  1  Oktober  1977  dengan  jabatan yang  sama  tingkatnya  yaitu  masing-masing  Kepala bagian sejak  1  April  1978.  Gino  diangkat  menjadi  Pegawai  Negeri Sipil  sejak  tanggal  1  Mei  1963, sedangkan  Husein  diangkat sejak  1  januari  1965.  Dlaam  hal  yang  sedemikian  nama  Gino dicantumkan  lebih  tinggi  dari  pada  Husein  dalam  Daftar  Urut Kepangkatan  pada  Biro  Kepegawaian SETWILDA  Tingkat  I Jawa Barat, karena masa kerja Gino lebih banyak dari Husein. 

• Masa  kerja  yang  diperhitungkan  dalam  Daftar  Urut  Kepangkatan, adalah masa kerja yang dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji.

LATIHAN JABATAN Apabila  ada  dua  orang  atau  lebih  Pegawai  Negeri  Sipil  yang berpangkat  sama  sebagaimana dimaksud  dalam  huruf  b,  memangku jabatan  yang  sama  sebagaimana  dimaksud  dalam  huruf  c dan memiliki  masa  kerja  yang  sama  sebagaimana  dimaksud  dalam  huruf d,  maka  dari  antara mereka  yang  pernah  mengikuti  latihan  jabatan yang  ditentukan  ,  dicantumkan  dalam  nomor  urut yang  lebih  tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. Apabila  jenis  dan  tingkat  latihan  jabatan  sama, maka  dari  antara mereka  yang  lebih  dahulu  lulus  dicantumkan  dalam  nomor  urut  yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. 

Umpamanya : 

Pada  Inspektorat  jenderal  Departemen  Pendidikan  dan Kebudayaan  terdapat  4  orang  Pegawai Negeri Sipil  bernama Ismail,  Jakub,  Kasim,  dan  Leman  yang  berpangkat  sama  yaitu Pembina  Utama  Muda golongan  ruang  IV/c  terhitung  mulai tanggal  1  Oktober  19978,  dengan  jabatan  yang  sama  yaitu Inspektur  sejak  1  Mei  1976,  masuk  Pegawai  Negeri  Sipil  sejak 1  Juli  1955.  Ismail  mengikuti pendidikan  SESPA  LAN  pada tahun 1976. Jakub  mengikuti  SESPA  LAN  pada  tahun  1977,  Kasim juga mengikuti  pendidikan  SESPA  LAN  tahun  1977  tetapi  tidak lulus,  sedangkan  Leman  belum pernah  mengikuti  pendidikan latihan  jabatan.  Dalam  hal  yang  sedemikian  urutan  nama Pegawai  Negeri Sipil  tersebut  pada  Daftar  Urut  Kepangkatan Inspektorat  Jenderal  Pendidikan  dan  Kebudayaan dimulai dengan  nama  Ismail,  kemudian  menyusul  Jakub,  Kasim  dan seterusnya Leman. 

• Tingkat  latihan  jabatan  yang  digunakan  sebagai  dasar  dalam  Daftar Urut  Kepangkatan  adalah sebagaimana  dimaksud  dalam  lampiran  III Surat Edaran ini.

PENDIDIKAN 

• Apabila  ada  dua  orang  atau  lebih  Pegawai  Negeri  Sipil  yang berpangkat  sama  sebagaimana dimaksud  dalam  huruf  b,  memangku jabatan  yang  sama  sebagaimana  dimaksud  dalam  huruf  c, memiliki masa  kerja  yang  sama  sebagaimana  dimaksud  dalam  huruf  d,  dan lulus  dari  latihan jabatan  yang  sama  sebagaimana  dimaksuid  dalam huruf  e,  maka  dari  antara  mereka  yang  lulus dari  pendidikan  yang lebih  tinggi  dicantumkan  dalam  nomor  urut  yang  lebih  tinggi  dalam Daftar Urut  Kepangkatan.  Apabila  tingkat  pendidikan  sama,  maka dari  antara  mereka  yang lebih dahulu lulus dicantumkan  dalam  nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. 

Umpamanya : 

Pada  Direktorat  Jenderal  Pemerintahan  Umum  dan  Otonomi Daerah  Departemen  Dalam  negeri terdapat  3  orang  Pegawai Negeri  Sipil  bernama  Tina,  Mochtar,  J.  Napitupulu,  mereka memiliki pangkat  yang sama,  yaitu Penata golongan ruang  III/c terhitung  mulai  1  Oktober  1978,  dengan  jabatan yang  sama yaitu  Kepala  Seksi  sejak  1  Januari  1979,  ketiga-tiganya diangkat  menjadi  calon  Pegawai Negeri  Sipil  sejak  1  April 1969,  sama-sama  diangkat  menjadi  Pegawai  Negeri  Sipil  sejak 1  Mei 1970,  sama-sama  mengikuti  dan  lulus  Kursus Perencanaan  tahun  1975.  Tina  memperoleh  gelar Sarjana Hukum  tahun  1967,  Mochtar  memperoleh  gelar  Sarjana Ekonomi  tahun  1966,  sedangkan  J. Napitupulu  memperoleh gelar  Sarjana  Sosial  tahun  1968.  Dalam  hal  yang  sedemikian urutan nama ketiga Pegawai Negeri Sipil tersebut di atas dalam Daftar  Urut  Kepangkatan  Direktorat  Jenderal Pemerintahan Umum  dan  Otonomi  Daerah  yang  teratas  adalah  Mochtar, kemudian Tina, dan seterusnya j. Napitupulu. 

• Tingkat  Ijazah/Akta/Diploma/STTB  yang  diperoleh  dari  suatu pendidikan  yang  dignakan  seabgai dasar  dalam  Daftar  Urut Kepangkatan, adalahseabgaimana dimaksuddalam lampiran IV Surat Edaran ini.

USIA 

Apabila  ada  dua  orang  atau  lebih  Pegawai  Negeri  Sipil  yang  berpangkat sama  sebagaimana dimaksud  dalam  huruf  b,  memangku  jabatan  yang sama  sebagaimana  dimaksud  dalam  huruf  c, memiliki  masa  kerja  yang sama  sebagaimana  dimaksud  dalam  huruf  d,  lulus  dari  latihan  jabatan yang sama  sebagaimana  dimaksuid  dalam  huruf  e,  dan  lulus  dari pendidikan  yang  sama  sebagaimana dimaksud  dalam  huruf  f,  maka  dari antara  mereka  yang  berusia  lebih  tinggi  dicantumkan  dalam nomor  urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan.

Umpamanya : 

Pada  Biro    Keuangan  Sekretariat  Jenderal  Departemen  Sosial terdapat  2  orang  Pegawai  Negeri Sipil bernama  Oberlin  dan Poernomo  dengan  pangkat  yang  sama  Penata  Muda  tingkat  I golongan  ruang III/d  terhitung  mulai  tanggal  1  Oktober  1978, Jabatan  kepala  Sub  Bagian  sejak  1  Mei  1966,  dua-duanya memperoleh  Sarjana  Ekonomi  pada  tahun  1965,  belum  pernah mengalami  latihan  jabatan. Operlin  lahir  tanggal  9  Juli  1935, sedangkan  Poernomo  lahir  tanggal  5  Mei  1973.  Dalam  hal  yang sedemikian  urutan  nama  mereka  dalam  Daftar  Urut  Kepangkatan Biro  Keuangan  Sekretariat  Jenderal Departemen  Sosial  dimulai dengan  nama  Oberlin  karena  dia  lebih  tua  usia  dari  pada Poernomo.

Unsur-Unsur Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan atau DP3 adalah  penilaian  yang  diberikan atasan  bertujuan untuk memperoleh  bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan PNS, dan dilaksanakan dalam kurun waktu sekali setahun  oleh  pejabat penilai,  yang  dituangkan dalam  daftar  Penilaian Pelaksanaan pekerjaan (DP3).

Menurut (Moekijat, 1991:99) Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan adalah penilaian  individu  mengenai pelaksanaan  pekerjaan  di  tempat  kerja  dan kesanggupan  untuk  memperolah  kemajuan  secara sistematis.

Sedangkan menurut (Mokhamad Syuhadak, 1996:72) Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Merupakan penilaian hasil kerja yang dicapai oleh pegawai, artinya meliputi jumlah dan mutu yang dihasilkan sesuai standar yangditetapkan

DP3 bertujuan sebagai petunjuk  bagi  setiap  Pegawai  Negeri  Sipil  dan  Pejabat  Penilai  dalam menyusun Sasaran Kerja Pegawai sesuai dengan bidang tugas jabatannya. Selain itu DP3 juga berfungsi agar setiap pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Penilai dapat menyusun Sasaran Kerja Pegawai sesuai dengan bidang tugas jabatan masing-masing, serta dapat mengetahui capaian Sasaran Kerja Pegawainya.

Dasar hukum DP3 adalah Undang undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok Pokok Kepegawaian jo. undang undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang PerubahanUndang-undang Nomor 8 Tahun 1974. Serta Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 Tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil.

DP3

Unsur-Unsur Penilaian
1.  Kesetiaan 
Kesetiaan  adalah  kesetiaan, ketaatan  dan  pengabdian  kepada  Pancasila, UUD-45, Negara dan pemerintah. Kesetiaan juga dapat diartikan sebagai  tekad  dan  kesanggupan  mantaati,  melaksanakan dan mengamalkan  sesuatu  yang  ditaati  dengan   penuh  kesadaran  dan tanggungjawab.

Selain kesetiaan hal lain dalam unsur kesetiaan yang akan dinilai adalah pengabdian. Pengabdian itu sendiri adalah  penyumbangan  pikiran  dan  tenaga  secara  ikhlas dengan mengutamakan kepentingan umum diatas kepentingan golongan atau pribadi.

2.  Prestasi Kerja
Prestasi kerja  adalah  hasil  kerja  yang  dicapai oleh seseorang  PNS dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya.  Prestasi  kerja  dapat  dipengaruhi  oleh:  kecakapan,  ketrampilan, pengalaman dan kesungguhan PNS yang bersangkutan.

Rincian prestasi kerja dapat diukur dengan menggunakan daftar penilaian sebagai berikut:

3.  Tanggung jawab 
Tanggung  jawab  adalah  kesanggupan  seorang  PNS  dalam menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya dan tepat pada waktunya  serta  berani  memikul  atas  keputusan  yang diambilnya  atau tindakan yang dilakukannya.

4.  Ketaatan 
Ketaatan  adalah  kesanggupan   ketulusan  hati  seorang PNS  untuk  mentaati segala  peraturan perundangan  dan  peraturan  kedinasan  yan  berlaku. Ketaatan juga termasuk mentaati  perintah  kedinasan yang  diberikan  oleh atasan  yang  berwenang, serta kesanggupan untuk tidak melanggar larangan yang ditentukan.

5.  Kejujuran 
Kejujuran adalah ketulusan hati seorang PNS dalam melaksanakan tugas dan kemapuan  untuk  tidak menyalagunakan  wewenang  yang  diberikan kepadanya.

Berikut ini format penilaian pada aspek kejujuran:

6.  Kerjasama 
Kerjasama  adalah  kemampuan  seorang  PNS  untuk  bekerja  bersama-sama dengan  orang  lain  dalam menyelesaikan  sesuatu  tugas yang  ditentukan sehingga mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya.

7.  Prakarsa
Prakarsa  adalah  kemampuan  seorang  PNS  untuk  mengambil  keputusan, langkah-langkah  atau melaksanakan  suatu  tindakan  yang  diperlukan  dalam melaksanakan tugas pokok tanpa menunggu perintah dari atasan.

8.  Kepemimpinan 
Kepemimpinan  adalah  kemampuan  seorang  PNS  untuk  meyakinkan  orang lain  sehingga  dapat dikerahkan  secara  maksimal  untuk  melaksanakan  tugas pokok. (khusus untuk PNS yang berpangkat Pengatur Muda golongan ruang II/a ke atas yang memangku suatu jabatan).

Cara Penanganan Dokumen Arsip Kepegawaian

Setelah mengetahui jenis-jenis arsip kepegawaian bagi PNS maka seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen tersebut dengan baik, penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen terbagi menjadi 3 bagian yakni:

1. Pengurusan/Penanganan Dokumen

2. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen

3. Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya, silahkan Saudara merujuk pada artikel tersebut. Namun untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.

Buku pencatatan arsip yang digunakan disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian, adapun buku tersebut terdiri dari:

 Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)

2) Daftar Nama Pejabat Struktural 

3) Daftar Nama Pejabat Fungsional 

4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil 

5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS) 

6) Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS) 

7) Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU) 

8) Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) 

9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah 

11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya 

12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS) 

13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat 

14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar 

15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya 

16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Bentuk format masing-masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian. Berikut ini satu contoh dokumen kepemilikan kartu tunjangan pensiun (TASPEN)

sumber gambar:
 http://dokumengofur72.blogspot.com/2013/05/taspen.html

Dari contoh dokumen taspen tersebut, dapat dibuat buku daftar kepemilikian kartu TASPEN dengan format yang yang dapat ditentukan oleh instansi terkait, dengan tidak lupa melampirkan fotocopy kartu taspen tersebut.

Setelah masing-masing dokumen kepegawaian dicatat pada buku penjaga administrasi kepegawaian, maka selanjutnya warkat/dokumen kepegawaian sudah dapat disimpan sebagaimana arsip lainnya menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Prinsip-Prinsip Penyusunan Formasi Pegawai

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai.

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan: 

a. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain. 

b. Sifat Pekerjaan

Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah. 

c. Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

d. Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.